收到一封寫著“accepted”“provisionally accepted”或“原則上接受”的郵件，第一件該做的事是把附件和正文逐字讀完，不必急著慶祝，也不要立刻轉發到課題組群。決定錄用的是決定信里那幾句話的措辭，而不只是“接受”這個字眼；這些措辭既決定了你接下來兩周要交哪些材料，也決定了你現在能不能對外說“論文已被錄用”。下面按截止時間和返工風險兩個維度，把初步接受之后的待辦事項排一遍。

先分清“接受”的三種措辭

期刊編輯部使用的表述并不統一，但常見的可以歸為三類，后續動作差別很大。

• 無條件接受：決定信明確寫“accept”“accepted in its present form”，并說明“無需進一步修改”。這類情況下，正文內容基本定稿，剩下的是材料、版權和作者信息等事務性工作。
• 有條件接受：信中出現“conditional acceptance”“acceptance subject to satisfactory revision”“minor revision required before acceptance”之類的表述。這類情況本質上仍是“修改后再定”，你必須提交修改稿和回復信，并且通常要等編輯再次確認才算走完。
• “原則上同意發表”類：多見于中文期刊或部分會議，措辭如“擬錄用”“同意發表，待修改后刊出”。它往往意味著編輯部已傾向接受，但仍掛著你必須完成的動作。

判斷方法很直接：看決定信里有沒有列出“必須完成的事項”和明確的截止日期。有清單，就按清單做；只有一句“恭喜”，反而要回信向編輯部確認后續步驟和預計時間。

按風險和截止順序排的核對順序

把待辦事項按以下順序排，是因為越靠前的項目，逾期或返工的代價越大。

前五項都發生在“初步接受”到“正式錄用”之間，第六項通常發生在正式錄用之后、上線之前。

現在必須交的材料，和可以稍后補的材料

這條界線不該靠猜，而應依據決定信和期刊作者指南。經驗上可以這樣區分：

通常必須在提交終稿時一并交齊的：

• 按審稿意見修改后的正文，以及逐條回應的回復信（點對點說明改了什么、改在哪一頁哪一行）；
• 與正文完全對應的圖表文件，不少期刊要求提供可編輯源文件（如 Word、LaTeX 源文件、矢量圖），而非僅嵌入圖片的 PDF；
• 版權轉讓協議或排他許可協議、開放獲取（OA）選擇表；
• 全體作者確認的作者信息表，包括姓名拼寫、順序、單位、通訊作者標記和郵箱；
• 投稿時已聲明的基金編號、倫理審批號、利益沖突聲明、數據可用性聲明，如果這些內容有更新，應在此處同步。

通常可以稍后補，或等到校樣階段再處理的：

• ORCID 與賬戶的關聯（多數期刊允許上線前后補掛）；
• 校樣階段發現的排版錯誤、圖表位置錯位、參考文獻編號錯亂；
• 版面費或文章處理費（APC）的付款與發票信息，很多期刊在正式錄用后才開發票；
• 用于機構知識庫、預印本平臺的最終稿版本，須等期刊允許的時間點。

反過來，有一類東西不要等到以后：署名順序、通訊作者歸屬、單位標注。這些一旦進入排版流程，修改成本陡增，很多期刊在錄用后原則上不再接受署名變更。

作者信息：最容易反復返工的一環

逐一核對下面幾項，把最終確認版本發給通訊作者留檔：

• 姓名的拼寫與大小寫，是否與 ORCID、既往發表記錄一致；中文作者還要確認英文名的寫法（如 Zhang San 還是 San Zhang）在全文和系統中統一；
• 作者順序是否與投稿時一致，是否有作者在修改階段要求調整；
• 每個單位名稱是否使用規范全稱，是否標注到院系或研究所層級，單位順序是否與作者順序對應；
• 通訊作者標記、郵箱是否可用。建議使用機構郵箱，個人郵箱在畢業或離職后可能失效，而通訊作者郵箱會印在論文上；
• 是否有人已畢業、換單位或出國。常見處理是保留研究完成時所屬單位為第一單位，另標注“現地址”，具體寫法以期刊作者指南為準。

署名或單位需要變更時，不要直接改文件提交，而應走申請：給編輯部或生產編輯發一封說明信，寫清現狀、希望改成什么、變更理由，并附上全體作者（尤其是被增刪者）的書面同意。是否批準由編輯決定，部分期刊在錄用后完全不接受署名變更。越早提出，成功率越高。

版權表與開放獲取：簽字前弄清三件事

版權表往往和終稿一起提交，簽署前值得花十分鐘確認：

1. 簽的是哪種協議。是版權轉讓，還是給出版社的排他或非排他許可？作者保留哪些權利，比如教學使用、機構知識庫自存檔、會議報告后分發？這些通常寫在協議正文或“作者權利”說明中，不必只看到“同意”就繼續。
2. 是否選擇開放獲取，以及選哪種許可。OA 涉及文章處理費，金額與許可類型（如 CC BY、CC BY-NC-ND）直接影響后續復用權限和費用來源。若需走課題經費，要提前確認報銷流程和發票抬頭。
3. 由誰簽、怎么簽。多數期刊由通訊作者代表全體作者簽署，部分要求每位作者單獨在線確認。若有作者長期聯系不上，盡早告知編輯部，詢問可否出具授權說明，不要拖到截止日。

和編輯部溝通的幾個實用習慣

• 一封郵件只談一件事，主題行寫清稿件編號和事由，例如“Manuscript ID ×××—request for extension of revision deadline”；
• 需要延期，務必在截止日之前提出，并給出可行的新日期和理由，到期當天才說通常很被動；
• 需要變更信息，寫清“現狀—擬改為—理由—附件（全體作者同意）”，讓編輯一眼能批復；
• 不要在編輯、生產編輯、客服之間多頭并進，同一封郵件抄送相關方即可，否則容易出現兩套指令；
• 所有回復保留郵件記錄，投稿系統里的狀態更新與郵件不一致時，以系統內正式決定為準并向編輯部確認。

什么時候可以對外說“已錄用”

比較穩妥的判斷標準是：你拿到了明確寫出錄用結論的通知，且該通知不附帶你尚未完成的實質性條件。

• 決定信寫著“接受，需在×月×日前提交修改稿”，那在修改稿被接受之前，嚴格說是“有條件接受”，對外表述宜謹慎；
• 學校或單位用于畢業、評獎、職稱、基金結題時，通常要求“正式錄用通知”或“錄用證明”，有的還要求加蓋公章或由編輯部直接發送。這類證明的形式與開具時間各機構口徑不同，建議在需要之前就問清本單位科研管理部門認可哪幾種材料；
• 涉及預印本更新、社交媒體宣傳、課題組新聞稿時，注意期刊的媒體禁發期（embargo）政策。多數期刊不希望作者在正式上線前公開傳播已排版的終稿版本，但通常允許說明“已被某刊接受”。具體尺度查期刊的作者指南或宣傳政策。

一頁紙核對清單

• [ ] 通讀決定信，標出“必須做”的事項與所有截止日期
• [ ] 確認錄用類型：無條件、有條件，還是“擬錄用”
• [ ] 完成修改稿與逐條回復信，按格式要求上傳
• [ ] 鎖定作者信息終版：拼寫、順序、單位、通訊作者、郵箱
• [ ] 如涉及署名或單位變更，先發申請并附全體作者同意
• [ ] 閱讀版權協議全文，確認簽署方式與權利人
• [ ] 決定是否開放獲取，確認費用與經費來源
• [ ] 備齊圖表源文件、補充材料、聲明類文件
• [ ] 同步更新基金號、倫理批號、數據可用性聲明
• [ ] 記錄稿件編號與對接人郵箱，統一溝通渠道

需要強調的是，上面這些順序是通用框架，各期刊的具體要求差異不小：Wiley 的作者資源頁提示作者需在收到通知后按要求返回校樣，其頁面提到校樣需在 48 小時內返回；Elsevier 的支持中心則把錄用后的流程拆為生產接收、校樣等多個階段（以上兩項檢索日期均為 2026 年 10 月）。你的目標期刊究竟在哪個節點要哪些材料、允許多長時間，只能以該刊最新作者指南和那封決定信為準。政策會更新，動筆前不妨把作者指南頁面重新打開核對一遍，并留意頁面上的“最后更新”日期。