稿件提交后，合規風險并沒有結束。審稿遲遲沒有進展，能否先投另一家期刊？返修時發現作者排序有爭議，能否直接更換署名頁？編輯部要求核驗數據，團隊能否找到與投稿版本對應的原始材料？這些問題需要靠清楚的記錄解決，而不能只憑“大家當時都知道”。
圍繞《中草藥》2026年投稿須知列出的數據真實性、原始圖片與數據留存、一稿多投、重復發表、不當署名，以及投稿后擅自修改作者和單位等要求，科研團隊可以建立一條貫穿投稿前后、能夠回溯核對的記錄鏈。下文的歸檔和協作安排屬于操作建議；具體提交材料、變更程序和留存要求，應以期刊現行須知及編輯部要求為準。
投稿前，先固定團隊共同確認的版本
投稿前的確認，不能停留在“論文已經看過”。建議由投稿經辦人匯總最終稿、署名信息和相關聲明，讓全體作者針對同一份文件明確確認。否則，有人同意的是舊稿，有人認可的是另一套排序，投稿后就很難說清提交內容是否經過共同認可。
可以將核對集中在以下幾個問題上：
| 核對事項 | 投稿前應確認的內容 | 建議留下的記錄 |
|---|---|---|
| 數據真實性 | 稿件中的結果能否對應原始記錄，是否存在尚未解釋的不一致 | 數據核對記錄、材料索引、待解決問題及處理結果 |
| 投稿狀態 | 同一稿件或僅有微小差別的稿件是否仍在其他期刊處理之中 | 既往投稿記錄、退稿通知或撤稿處理信息 |
| 發表重疊 | 與團隊已發表成果是否存在實質內容重疊，是否需要說明 | 相關論文清單、重疊內容說明、向編輯部披露的記錄 |
| 署名與單位 | 作者名單、排序、單位信息是否準確，是否與實際貢獻相符 | 全體作者對明確版本的確認、貢獻說明 |
| 提交文件 | 系統填寫內容是否與最終稿及附件一致 | 最終提交文件、提交回執、系統信息記錄 |
《學術出版規范——期刊學術不端行為界定（CY/T 174—2019）》將不當署名界定為與實際貢獻不符的署名或作者排序行為。因此，全體作者同意，并不意味著署名一定合規。團隊仍需核對貢獻依據，不能用共同簽字掩蓋與貢獻不符的安排。
如果投稿前已有數據疑點、署名爭議或未厘清的其他投稿關系，應先解決再提交。不要把“先占住投稿時間，之后再改”當成默認方案。
一稿多投與重復發表，要分開檢查
一稿多投關注的是投稿關系，重復發表關注的是發表內容。二者需要不同的核查方式，不能用一次文字查重代替。
按照上述《標準》，一稿多投不僅涉及把完全相同的論文投給多個期刊，也包括將只有微小差別的論文投給兩個及以上期刊，或者在約定期限內再轉投其他期刊。因此，改標題、調整段落或更換部分表述，不能自動讓稿件成為可同時投遞的另一篇論文。
對于已經投稿的團隊，關鍵是把稿件狀態查清。審稿時間較長、系統狀態沒有變化，均不能直接作為原投稿關系已經結束的依據。準備轉投時，應核對原刊規則及已有通知；如果提出撤稿，建議保留申請、回復以及能夠確認處理結果的記錄。發出撤稿申請與撤稿已經完成，不應混為一談。狀態不明確時，先向編輯部確認，不要自行推定可以轉投。
重復發表則不能只看文字相似程度。《標準》關注的是在未說明的情況下重復發表本人或本人作為作者之一的已發表文獻內容。團隊應比對相關成果中的數據、主要結果和結論，而不只是檢查句子是否相同。
如果擬投稿件與既有論文存在實質重疊，應梳理重疊范圍，并按期刊要求如實說明，讓編輯部判斷是否符合發表要求。添加引用、修改措辭或更換語言，都不能替代對實質重疊的解釋，也不能自行證明不存在重復發表問題。
投稿后，署名和單位不能隨返修悄悄改動
返修稿屬于同一投稿流程，不是重新安排作者名單的機會。對作者增刪、順序調整和單位變更，應將其作為獨立事項處理，而不是夾在文字修改中一并提交。
建議團隊先說明變更原因，再核對事實依據：是錄入錯誤、貢獻認定存在分歧，還是單位信息需要更正？不同情形應分別說明，不能籠統寫成“根據實際情況調整”。尤其是作者增刪和排序調整，需要能夠解釋原安排、新安排及其貢獻依據。
發現確需變更時，可以按以下順序處理：
- 保存原提交版本及署名信息，記錄發現問題的時間和原因。
- 整理擬變更內容、事實依據及相關作者的明確意見。
- 向編輯部說明情況，確認期刊是否允許該項變更，以及需要履行什么程序。
- 僅按編輯部允許的程序處理，并歸檔往來文件和最終結果。
團隊內部同意，不等于已經獲得期刊認可；投稿系統允許編輯字段，也不等于可以自行變更。若期刊不允許相關調整，不能以系統操作空間替代規則判斷。
單位信息也不宜因作者發生工作變動就自動替換。應向編輯部說明實際情況，按期刊要求區分需要更正的信息與需要另行說明的現狀，不自行推斷署名單位應如何變化。
原始材料留存，要能對應到提交結果
數據真實性要求不僅是“不編造數據”，也意味著團隊面對核驗時，應能說明稿件結果從何而來。《標準》將編造或虛構數據、事實界定為偽造，將故意修改數據和事實使其失去真實性界定為篡改。歸檔記錄有助于核對事實，但歸檔齊全本身并不能證明材料真實。
對原始圖片與數據，建議保留原始文件，并將其與整理文件、處理記錄和最終提交材料區分存放。不要只留下粘貼在稿件中的成品，也不要用返修后的文件覆蓋原件。涉及整理或處理的，應留下足以解釋處理內容及其與最終結果關系的記錄。
材料留存是否有效，關鍵在于能否從稿件中的一項結果追溯到對應原始記錄。因此，可以建立材料索引，標明稿件結果所在位置、對應原始文件、相關整理記錄及保管責任人。索引不必復雜，但應讓未參與日常整理的共同作者也能理解對應關系。
返修時如果替換數據或更新結果，應保存修改前后的版本及原因說明，確保回復編輯部的內容與實際提交文件一致。若發現原始材料缺失或存在無法解釋的不一致，應先核查并如實溝通，不能事后補造記錄來填平缺口。
具體留存期限不能憑經驗設定，應核對期刊、所在單位及適用管理要求。材料涉及個人信息或其他受限內容時，還應控制訪問和傳遞范圍，通過符合要求的渠道提供，不能把核驗需求理解為可以任意共享。
團隊內部，讓每次關鍵決定都有對應記錄
合規記錄不必復雜，但不能只存在于某位作者的聊天記憶中。建議明確投稿經辦人和材料保管人，由經辦人統一維護稿件狀態與編輯部往來記錄；統一經辦并不替代其他作者對內容和署名的核對責任。
每次關鍵決定，都應能回答：討論的是哪一版稿件，決定了什么，由誰確認，依據是什么，最終提交或處理結果是什么。確認意見最好與具體文件放在一起，而不是只保存脫離上下文的一句“同意”。
對已經投稿的團隊，最實際的下一步是做一次記錄盤點：核對當前投稿狀態，固定實際提交版本，補齊署名確認與材料索引，集中保存編輯部往來信息。這里的“補齊”是整理已有事實和記錄，而不是補造當時并未發生的確認。
守住底線，不是把承諾書簽得更多，而是讓投稿關系清楚、署名依據可解釋、數據來源可追溯、變更過程有記錄。遇到無法確認的問題，先核查、先溝通，再繼續流程，比事后嘗試解釋更穩妥。
