投稿系統里被標記為“Supplementary Materials Not Cited”或“File Format Not Accepted”時，問題往往不在研究本身，而在提交前缺少一輪針對附件的技術核對。補充材料一旦被系統退回，稿件可能停留在技術審查環節，甚至錯過目標期刊的收稿窗口。更常見的情況是，作者把補充材料當作“能傳就傳”的可選項，直到退回通知出現才意識到，文件類型、正文引用、命名方式各自獨立成問題，而這些問題本來可以通過清單化核對提前排除。

圍繞投稿合規來理解補充材料，會比單純“把多余內容打包上傳”更有效。期刊編輯部和投稿系統首先檢查的不是附件里有多少分析，而是附件是否匹配作者指南中的格式限制、是否在正文中被明確指向、是否按系統要求完成上傳。以下核對清單按照投稿前準備到最終提交的順序組織，可作為通用操作路徑；涉及特定期刊時，應以期刊最新投稿須知和系統提示為準。

從作者指南中提取補充材料的硬性要求

補充材料的合規起點不在文件本身，而在于期刊對它的定義和限制。作者指南中通常分散在“Supplementary Material”“Supporting Information”“Manuscript Preparation”或投稿系統說明里，需要集中提取以下幾類信息。

先確認是否允許補充材料及允許的范圍

不是所有期刊都接受任意形式的補充材料。核對時應確認兩個層面：期刊是否允許提交補充材料；如果允許，是否限定在特定內容類型，例如擴展數據表、方法細節、補充圖表、音頻視頻或研究數據。若期刊僅允許圖表類補充材料，單獨上傳一份長文本附錄就可能被系統或編輯判為不合規。

提取文件格式與大小限制

這是技術審查中出現問題最多的環節。應從作者指南中記錄期刊接受的擴展名、單文件大小上限和總附件大小限制。例如，某些期刊僅接受 PDF、DOCX、XLSX、CSV 和常見圖像格式，另一些可能要求視頻采用 MP4、音頻采用 MP3。關鍵不是記住“通常接受什么”，而是逐項對照目標期刊的列表。若指南未寫明，可在投稿系統的上傳頁面查看格式提示，或通過期刊官方聯系方式確認，不應以其他期刊的標準替代。

記錄文件數量和命名規則

部分期刊會規定補充材料的總文件數，或要求文件名包含“Supplementary”“Figure S1”“Table S2”等標識。若期刊要求匿名審稿，文件名和文件內部還可能需要去除作者信息。核對時應把命名規則與匿名要求合并檢查，避免僅改文件名卻遺漏文檔屬性中的作者信息。

文件類型與大小的逐項核對

從作者指南提取要求后，應對照已準備好的全部補充材料文件做逐項核對。建議建立一份簡單表格，列明每個文件的名稱、內容、格式、大小和是否需要匿名處理。這種表格不必提交給期刊，但能顯著降低遺漏概率。

優先核對高風險格式

超出期刊接受范圍的格式比文件過大更容易被忽視。常見高風險情況包括：圖片以 TIFF 或 PSD 原檔保存，但期刊要求統一為 PDF 或 JPEG；表格以 Numbers 或 WPS 原生格式保存，系統只接受 XLSX 或 CSV；視頻以 MOV 提交，而指南明確為 MP4。核對時應以目標期刊列表為準，而不是以自己電腦上“可以打開”為判斷標準。

壓縮文件與多文件打包需特別謹慎

如果作者指南未明確允許 ZIP 或 RAR，就不要將多個附件打包上傳。部分投稿系統會直接拒絕壓縮包，或要求每個補充文件單獨命名、單獨上傳。對多面板補充圖，應先確認期刊要求合并為單個 PDF，還是可分別提交各圖文件。

檢查文件是否可被順利打開

文件擴展名正確并不等于文件可用。應確保每個補充材料文件在上傳前能被常見軟件正常打開、頁面順序正確、表格公式不因軟件轉換而丟失。PDF 文件應逐頁檢查是否出現亂碼、字體嵌入異?；蚩瞻醉?；表格文件應檢查多工作表是否完整、公式是否仍可計算。

正文引用與附件一致性核對

補充材料合規的一個重要看點是正文引用。讓附件在系統中被識別為“已引用”，不是靠文件名與稿件的心理關聯，而是靠正文中明確、完整的引用標記。

確保每個附件都有正文引用

正文中應對每個補充材料文件或編號作出明確指向。例如，正文中寫“見補充表 S1”“Supplementary Figure S2 顯示了……”時，附件提交列表里應有對應的 Table S1、Figure S2。對于以圖片、視頻或數據集形式存在的補充材料，同樣需要編號和指向，不能僅在上傳說明中提及。若附件未被正文引用，編輯或系統可能直接將其剔除，或者要求作者重新上傳并說明。

核對編號順序與文件名稱一致

編號常出現兩類問題：正文中的“Table S3”在附件中實際名為“Supplementary Table 3”，或在修訂過程中新增了“Figure S1”卻未同步調整后續編號。應從正文引言到討論的順序，依次提取所有“S”編號，再與附件列表一一比對，確保編號連續、名稱一致、指向正確。這看起來是文本層面的工作，實際是影響引用是否算數的重要環節。

不把補充材料當成正文內容的替代

正文引用不應是“詳細內容見補充材料”式的空泛指向后，把關鍵論證全部移出正文。補充材料應承載支撐性、擴展性或方法細節，正文需要在無附件的情況下仍保持完整可理解。若基本結論、核心數據和主要論證都依賴附件，編輯可能認為稿件架構不合理。核對時可反向測試：假設附件全部刪除，正文是否仍可獨立成立。

上傳順序與最終核驗

材料準備好后，上傳順序不當也可能造成引用錯亂或系統識別失敗。不同投稿系統的交互方式有所不同，但多數情況下遵循一個相對穩定的順序：先上傳主稿件，再上傳標題頁、圖表和補充材料，或按系統預設類別逐項放入。關鍵是不要跳過分類步驟，將補充材料誤放到“Manuscript”或“Figures”類別中。

按投稿系統的分類逐項上傳

系統通常會為補充材料提供專門的上傳類別，如“Supplementary Material”“Supporting File”“Supplemental File for Review”。上傳前應先查看該類別是否對格式、大小、數量有二次提示。若系統要求填寫附件說明，應填入與正文一致的編號名稱，如“Supplementary Table 1. Full coding results”，而不是只寫“附件1”。

上傳后逐個打開確認

最終提交前，應回到系統生成的 PDF 合并預覽頁面，逐個檢查補充材料是否成功上傳、順序是否合理、文件是否可打開。預覽頁中若出現附件為“N/A”、0 KB 或無法顯示，應替換文件后重新檢查。這個環節雖然耗時，但比收到技術退回后重新排隊審稿更可控。

保留一份本地歸檔

在上傳完成后，將最終版本的補充材料、正文文件、作者指南要求列表和系統提交確認信息一并歸檔。這樣一旦收到技術審查意見，可以直接定位問題文件，而不必在多個版本之間反復尋找。歸檔時建議采用與期刊命名規則一致的命名方式，并記錄提交日期。

補充材料投稿前自查清單

以下清單可在每次提交前統一使用，各項以“是/否/不適用”標記：

• 已確認期刊允許提交補充材料，并已提取格式、大小、數量限制。
• 所有文件擴展名均在期刊接受列表內。
• 單個文件和總附件大小未超過限制。
• 文件名符合期刊命名規則，匿名稿已去除作者信息。
• 無未經授權的壓縮包或多文件打包。
• 每個文件均可正常打開，格式未損壞。
• 正文中每個補充材料均有明確引用。
• 補充材料編號在正文與附件中一致、順序連續。
• 正文在缺少附件時仍可獨立理解。
• 系統上傳類別正確，上傳后已預覽確認。
• 提交前已保存最終版本和期刊要求清單。

補充材料的核對不是獨立于論文寫作的另一件事，而是投稿合規的一部分。它不直接決定稿件是否會進入同行評審，但會決定稿件是否因格式和引用問題被卡在評審之前。把附件從“可選項”轉為必要核對項，核心動作并不復雜：先看作者指南，再逐項對照，最后按系統提示完成上傳。任何清單的價值都不在于一次全部記住，而在于讓每一次提交都經過同一套穩定的、可追溯的排除流程。