返修提交前最容易被退回補(bǔ)件的，常常不是某一條意見沒改完，而是兩份文件沒有配成一對：標(biāo)記稿里的修改痕跡和清潔稿的定稿對不上，或上傳時放錯了欄位。標(biāo)記稿用來顯示改了什么，清潔稿用來呈現(xiàn)已經(jīng)落實(shí)修改的文本。二者應(yīng)來自同一次修改、同一修改范圍，只是呈現(xiàn)方式不同。下面按鎖定范圍、生成標(biāo)記稿、導(dǎo)出清潔稿、核對命名與上傳順序檢查；具體用修訂模式、高亮還是其他標(biāo)注，必須以目標(biāo)期刊最新作者指南為準(zhǔn)，不宜把其他期刊或往年模板當(dāng)成現(xiàn)行要求。
先鎖定修改范圍
打開修訂、另存文件之前，先把審稿意見和計(jì)劃改動逐條對應(yīng)起來。返修稿的兩份文件都只落實(shí)這一范圍，清潔稿不是“再潤色一版”，標(biāo)記稿也不是過程草稿。
- 每處擬修改都能指向一條審稿意見、編輯要求，或回復(fù)信里主動說明的額外改動。
- 回復(fù)信寫明“已修改”的地方，標(biāo)記稿和清潔稿都應(yīng)能找到對應(yīng)內(nèi)容。
- 未在回復(fù)信中說明的大段增刪、換圖或數(shù)據(jù)調(diào)整，不要只出現(xiàn)在其中一份文件里。
- 作者信息、利益沖突、資助聲明等若需按盲審或期刊要求處理，單獨(dú)列出，避免只改了一份。
范圍一旦鎖定，后文的痕跡、命名和上傳都圍繞這一份修改清單核對。中途又改了句子，就先更新清單和回復(fù)信，再重新導(dǎo)出兩份稿，而不是只改其中一個文件名。
生成帶修改痕跡的標(biāo)記稿
標(biāo)記稿的作用，是留下可核對的修改痕跡。多數(shù)文字處理軟件的修訂記錄能區(qū)分新增與刪除，比事后用顏色涂改更容易讓審稿人看清原文和新文。高亮和批注是否保留，不能按個人習(xí)慣決定。
提交前可按下面幾項(xiàng)自查，并與該刊最新說明對照：
- 先開啟修訂再改。若一部分修改只有顏色、沒有修訂記錄，標(biāo)記稿就不完整。
- 寫作過程中的備忘、對合作者的提問，通常應(yīng)在提交前刪除。只有期刊明確要求用批注解釋某處修改時，才保留這類批注。
- 高亮若與修訂痕跡疊在一起，審稿人難以判斷哪一種才是正式標(biāo)記。除非指南要求用高亮標(biāo)出修改，否則不宜留在標(biāo)記稿中。
- 行號和頁碼有助于按回復(fù)信定位，但信里的行號必須與實(shí)際上傳的文件一致。轉(zhuǎn)成 PDF、改頁邊距或字體后，行號經(jīng)常移動，應(yīng)在最終上傳的那一版上重新核對，不要沿用修改過程中的舊行號。
- 表格、圖注、腳注、尾注和文本框里的改動也要留下痕跡，這些位置最容易漏開修訂。
導(dǎo)出前再看一遍：新增是否可辨、刪除是否仍可見，且沒有無關(guān)顏色和私人批注。
從標(biāo)記稿導(dǎo)出清潔稿
清潔稿應(yīng)是同一標(biāo)記稿在接受全部修訂、并清除不應(yīng)保留的標(biāo)記之后的文本。建議按固定順序處理，避免兩份稿在中途分叉。
- 先另存已核對的標(biāo)記稿，再復(fù)制一份用于生成清潔稿，以免接受修訂后無法找回痕跡。
- 在副本中接受全部修訂，確認(rèn)正文不再顯示插入和刪除。
- 刪除批注、高亮，以及僅為草稿使用的彩色字體。
- 檢查頁眉頁腳，以及文件屬性、批注里是否仍出現(xiàn)修訂者姓名；雙盲投稿時尤其要看這一項(xiàng)。
- 對照標(biāo)記稿通讀，確認(rèn)接受修訂后沒有殘句、重復(fù)段落或格式錯亂。
清潔稿里若仍能看到修改痕跡，文件就不算完成。兩份稿在去除標(biāo)記后若文字或圖表仍不一致，說明其中一份后來又被改過，需要回到修改范圍重新對齊。
核對版本、命名和上傳順序
“最終版”“final2”這類名字最容易導(dǎo)致錯傳。命名應(yīng)讓人在不打開文件時就能分清角色。可包含的信息有：稿件標(biāo)識、修訂輪次、文件角色（標(biāo)記或清潔）、完成核對的日期。例如用稿號、輪次、marked 或 clean、日期組合成文件名，只是為了自查；投稿系統(tǒng)或作者指南若規(guī)定了文件名，以該規(guī)定為準(zhǔn)。
上傳前再核對四件事：
- 看清系統(tǒng)欄位哪一欄要標(biāo)記稿、哪一欄要清潔稿，按欄位說明放入，不要按自己習(xí)慣的順序猜測。
- 若系統(tǒng)允許預(yù)覽或回看已上傳文件，打開后核對文件名和首頁，確認(rèn)沒有選錯本地文件。
- 回復(fù)信里提到的文件名、頁碼和行號，與最終上傳的文件一致。
- 圖、表和補(bǔ)充材料若也有修訂，單獨(dú)標(biāo)明是標(biāo)記版還是清潔版，避免正文已清潔、附件仍留著舊批注。
同一輪返修只保留一套已核對的標(biāo)記稿和清潔稿參與上傳。文件夾里更早的副本可以留作備份，但不要和待上傳文件放在同一層，以免選中舊版。
投稿核對清單
提交前逐項(xiàng)核對，確認(rèn)沒有版本錯配或痕跡殘留：
| 核對項(xiàng) | 通過標(biāo)準(zhǔn) |
|---|---|
| 修改范圍 | 與審稿意見、回復(fù)信一一對應(yīng)，兩份稿都沒有超出或遺漏 |
| 標(biāo)記稿 | 修改痕跡完整、可辨認(rèn)，無私人批注和不必要的高亮 |
| 清潔稿 | 已接受全部修訂，無殘留痕跡、高亮和批注 |
| 內(nèi)容一致 | 去除標(biāo)記后，文字、圖表與標(biāo)記稿相同 |
| 定位信息 | 回復(fù)信中的頁碼、行號按最終文件重新核對 |
| 文件名 | 能區(qū)分輪次和角色，且符合該刊要求 |
| 上傳欄位 | 與文件角色匹配，預(yù)覽內(nèi)容無誤 |
| 期刊說明 | 標(biāo)注方式、行號、盲審和文件格式已按最新作者指南核對 |
這些步驟不能保證審稿意見會被接受，但能減少因文件配對錯誤而被退回的情況。若某一標(biāo)注細(xì)節(jié)與目標(biāo)期刊最新作者指南不一致，以指南為準(zhǔn)，并在回復(fù)信中用指南所要求的方式說明修改位置。
