返修階段收到審稿意見，或者稿件已經進入錄用流程，此時需要增加作者、刪除作者或調整署名順序，是投稿過程中最容易引發爭議的環節之一。變更是否被允許、由誰提交、需要哪些簽字材料、在哪個時間節點之前完成，不同期刊的規定差異很大。處理不當，輕則延誤出版流程，重則被編輯部暫停審理甚至引發署名爭議。以下按政策核查、材料準備、全體作者確認、編輯部溝通、系統信息更新的順序，梳理一套可操作的核對清單。
第一步：核查目標期刊的作者變更政策
在聯系編輯部之前，先回到目標期刊官網的作者指南或投稿須知，逐項確認以下信息。不同期刊對署名變更的寬松程度差別明顯：有的期刊在投稿后、終審前原則上不允許擅自修改作者順序或增減署名人員；有的期刊則允許在錄用前提出申請，但要求說明理由并取得全體作者同意。
需要重點核查的內容包括：
- 變更窗口期：期刊是否明確規定了可以申請署名變更的時間范圍。常見表述如“稿件錄用前可申請”“終審前不得擅自修改”等，措辭不同，操作空間完全不同。
- 允許的變更類型：增加作者、刪除作者、調整順序、變更通訊作者，是否分別有不同要求。
- 同意材料的形式：是全體作者簽字的確認書，還是僅需通訊作者提交說明，或者需要每位變更涉及作者單獨出具確認函。
- 提交渠道：通過投稿系統提交、發送至編輯部郵箱，還是需要填寫專門的申請表。
- 對變更理由的要求：是否要求提供具體的貢獻說明，是否接受“工作分工調整”這類概括性理由。
如果作者指南中找不到明確規定，不要自行推斷。此時應通過投稿系統或編輯部郵箱正式詢問，并將回復留存。
第二步：判斷變更時點與風險等級
署名變更的風險隨時點推移而顯著上升。可以把常見情形分為三個風險層級：
返修階段（相對可控） 。稿件仍在審稿流程中，尚未進入錄用環節。此時提出變更，編輯部通常有處理空間，但多數期刊會要求說明變更理由并取得全體作者同意。如果變更涉及新增作者，新增作者需要確認其對研究的實質性貢獻。
錄用后、校樣前（風險升高） 。稿件已被接收，但尚未進入排版或校樣階段。部分期刊在此階段仍接受署名變更，但審核更嚴格，可能要求通訊作者提交全體作者簽字的確認書，并說明為何未在返修階段提出。
校樣階段或在線發表后（通常不可逆） 。多數期刊規定，校樣階段原則上不接受對文章內容作大幅增刪，作者署名變更也受到嚴格限制。文章一旦正式上線，即視為最終版本，后續更正需按期刊的更正或撤稿政策處理。
一個實用的判斷原則是：變更涉及的人員越多、時點越晚、理由越模糊，被要求補充材料或暫停處理的可能性就越高。如果變更是因為返修過程中新增了實質性貢獻者，應在返修回復信中一并說明，而不是等到錄用后再單獨提出。
第三步：準備變更理由與全體作者同意材料
無論期刊要求何種形式，以下材料通常需要提前準備：
變更說明信。由通訊作者撰寫，內容包括：稿件編號、標題、當前署名列表、擬變更后的署名列表、變更類型（增/刪/調序）、變更理由。理由應具體，例如“返修階段新增了實驗數據的重復驗證工作，由XX完成，故申請將其列為第X作者”，避免“工作調整”“共同商議”等無法核實的表述。
全體作者確認記錄。這是最容易出問題的環節。多數期刊要求全體作者（包括被刪除的作者）知情并同意。確認形式可能是：
- 全體作者簽字的確認書（掃描件或電子簽名）；
- 每位作者從本人郵箱發送的確認郵件；
- 投稿系統中全體作者逐一確認。
需要特別注意：不得由他人代簽，也不得在未告知某位作者的情況下將其刪除或調序。署名爭議未解決時，編輯部有權暫停審理或出版。如果某位作者聯系不上或拒絕確認，應如實向編輯部說明，而不是繞開該環節。
新增作者的貢獻說明。如果新增作者，通常需要說明其具體貢獻，并確認其同意署名及對稿件負責。部分期刊要求提供新增作者的確認函或貢獻聲明。
被刪除作者的知情記錄。刪除作者比增加作者更敏感。即使被刪除作者同意，也建議保留其確認記錄；如果其不同意，應暫停變更，先解決爭議。
第四步：與編輯部溝通并留存確認記錄
溝通渠道以目標期刊規定的為準。如果作者指南未明確，可先通過投稿系統發送消息，或發送郵件至編輯部指定郵箱。郵件結構建議采用三段式：
- 說明變更：稿件編號、標題、當前狀態（返修中/已錄用）、擬變更內容。
- 解釋原因：具體、可核實的理由，必要時附貢獻說明。
- 承諾合規：說明已取得全體作者同意，附確認材料，并表示愿意配合補充任何所需文件。
郵件發出后，注意留存以下記錄：
- 編輯部回復的郵件或系統消息截圖；
- 提交的確認材料副本；
- 變更申請提交日期與編輯部確認日期；
- 如果編輯部要求補充材料，記錄每次溝通的時間與內容。
這些記錄在后續流程出現延誤或爭議時，是證明作者已履行告知義務的關鍵依據。
第五步：更新投稿系統與校樣信息
編輯部同意變更后，還需要完成系統層面的更新：
- 投稿系統作者列表：登錄投稿系統，檢查作者信息是否已同步更新。部分系統需要作者自行修改，部分由編輯部操作。如果系統未更新，聯系編輯部確認。
- 通訊作者標注：如果變更涉及通訊作者，確認系統中通訊作者信息、郵箱、單位是否正確。
- 校樣階段核對：稿件進入校樣后，仔細核對作者姓名拼寫、順序、單位、通訊作者標注、基金信息等。校樣階段是最后一次集中更正出版信息的機會，原則上不接受大幅內容增刪，但署名信息的錯誤應在此階段提出。
- ORCID等關聯信息：如果期刊要求提供ORCID，確認新增作者的ORCID已正確關聯。
常見風險與應對
風險一：變更時點過晚。如果稿件已進入校樣或在線發表階段，署名變更通常不被接受。應對方式是盡早判斷，在返修階段就梳理清楚作者貢獻與署名順序。
風險二：全體作者同意材料不完整。缺少某位作者的確認，可能導致申請被退回或暫停。建議在提交前逐一確認每位作者是否已知情并同意，保留書面記錄。
風險三：變更理由不充分。僅寫“作者商議調整”容易被要求補充說明。理由應與實際貢獻對應，必要時附貢獻聲明。
風險四：通訊作者擅自變更。通訊作者負責統籌投稿溝通與版權確認，但無權在未告知其他作者的情況下單方面變更署名。署名順序由作者團隊共同決定，通訊作者的角色是確認全體作者同意，而非代替全體作者決定。
風險五：錄用后延誤。如果變更申請在錄用后才提出，編輯部可能需要額外審核時間，導致出版流程延后。如果時間緊迫，應在申請時說明情況，詢問是否影響出版排期，并配合盡快補充材料。
署名變更的核心原則并不復雜：先查政策，再判時點，備齊材料，全體確認，留痕溝通。具體規則以目標期刊官網作者指南和編輯部回復為準，不同期刊的操作細節可能差異較大，不要用其他期刊的經驗直接套用。如果對某個環節不確定，最穩妥的做法是提前通過正式渠道詢問編輯部，而不是自行假設或跳過確認步驟。
